電子カルテをトラブルなく導入するために

導入前によく検討する

電子カルテのメリットを最大限に活かすためにも導入前にしっかりと検討しておくことが大切です。そのためには、目的を明確にしなければなりません。どのような問題を電子カルテの導入で解決したいのかがはっきりしていないと必要な機能がわからないからです。もしかしたら余計な機能が追加されて、かえって業務が複雑になってしまう可能性もあります。
もうひとつ注意したいのがコスト面です。電子カルテを導入するには多額の費用がかかります。端末などの初期費用に加え、システムを稼働させるためのプリンターやハードスキャナーなどのハードウェア費用、システムのアップデートやメンテナンスなどの保守費用がかかります。メーカーによって保証期間は違いますし、周辺機器を購入するのかレンタルするのかでもかかる費用は全然違います。どのようなサポートがあるのか、費用対効果はどうなのかなど全体的なバランスを考えて、どのメーカーにするのか候補を絞っていかなければなりません。

運用までの流れ

導入する電子カルテが決まったらメーカーに発注します。その際、どのようなフォーマットにするのか、必要な機能は何かを整理していきます。ひとつずつ確認しなければならないため手間はかかってしまいますが、運用開始後に混乱しないためにも必要な作業です。
電子機器が搬入されたら周辺のハードウェアとの連携試験を行い、操作の練習も繰り返し行います。この時に運用ルールも一緒に決めておくとよいでしょう。
ある程度操作に慣れたら実際に運用する前に模擬診療で使用具合を確かめます。不具合などがあれば微調整を行い、必要に応じて設定や運用ルールを変更していきます。準備期間に問題点を解決しておくと導入後のトラブルも少なくなります。
運用を開始したら現場の様子に合わせて形を変更していくこともあります、例えば病名のセット登録や処方のセット化などです。実際に使用しているスタッフの意見を取り入れながら見直していくことで誰もが使いやすいシステムを作り上げることができ、業務のさらなる効率化を図ることができます。
ただし、予期せぬ動作不良や停電などでシステムダウンしてしまう恐れもあります。そうなった時に困らないようにバックアップはこまめに取っておく、オフラインでも稼働できるように準備しておくなど対策を講じておきましょう。また、メーカーによっては「もしもの事態」に備えてサポート体制を整えているところもありますので、導入を検討している段階でそのようなサポートについてもチェックしておきましょう。